Il back office come un luogo da attraversare.

Da dove nasce.

Tutto parte da un’idea: le persone non sono fatte per reagire con emozione a una dashboard. Una linea che scende del due per cento va letta, confrontata e interpretata. Un fiore che muore non ha bisogno di legenda. Lo capiamo a colpo d’occhio, e vogliamo fare qualcosa.

Paul Slovic scrive che i numeri “non suscitano emozione né sentimento e quindi non spingono ad agire”^[1], e che le immagini trasmettono ciò che i numeri non possono. Parla di perdite di vite umane su larga scala, non di fatture. Prendiamo in prestito il meccanismo, non la scala.

Negli esperimenti di New, Cosmides e Tooby, le persone notavano i cambiamenti negli animali più in fretta e con più precisione che nelle piante, negli oggetti e perfino nei veicoli^[2]. Gli autori lo leggono come un’attenzione plasmata da ciò che contava per i nostri antenati. Un coccodrillo che si avvicina dovrebbe quindi essere più difficile da ignorare di una riga in una tabella. Non lo abbiamo verificato.

Anche un giardino è già stato provato. Il sistema UbiFit mostrava sul telefono l’attività fisica di una persona come un giardino fiorito. 28 persone lo hanno usato per tre mesi, durante le feste invernali. Chi aveva il display ha mantenuto la propria attività, mentre quella di chi non lo aveva è calata in modo significativo^[3].

La domanda.

L’amministrazione cede in silenzio. Una fattura supera la scadenza, una trattativa resta una settimana senza follow-up, una verifica di conformità decade. In un elenco o in una dashboard, ognuna di queste voci ha lo stesso aspetto il giorno in cui scade e il giorno in cui è stata creata.

Volevamo capire se un altro tipo di interfaccia cambia le cose. Un’interfaccia in cui ciò che scade si avvicina, e occuparsene trasforma il luogo sotto i tuoi occhi.

La domanda è circoscritta. Se gli stessi dati diventano un mondo che cambia con loro, le persone si occupano prima di ciò che scade e saltano meno date? La risposta non l’abbiamo ancora. Questo articolo descrive l’esperimento prima che parta.

Perché non punti e badge.

La via consueta è la gamification, che Deterding e colleghi definiscono “l’uso di elementi di game design in contesti non ludici”^[4]. In pratica spesso significa punti e badge aggiunti sopra un elenco che non cambia.

Una rassegna degli studi empirici firmata da Hamari, Koivisto e Sarsa ha trovato effetti positivi nel complesso. Ha trovato anche che quegli effetti dipendono molto dal contesto e dalle persone che usano il sistema^[5].

Noi abbiamo preso un’altra strada. Sopra il lavoro non si aggiunge niente: il mondo sono i dati. Una trattativa è un fiore, una fattura è una nave, una scadenza di conformità è un coccodrillo. I punti esistono, ma sono secondari. Un mondo diventa verde solo quando il lavoro vero è fatto.

Tre mondi.

Ogni mondo legge una sola parte della piattaforma e nient’altro. Chi entra senza account vede aziende di esempio inventate.

Pipeline di vendita

Il Garden

Ogni trattativa aperta è un fiore sulla terrazza della sua fase. Una trattativa senza attività per sette giorni appassisce. Quelle vinte diventano alberi; quelle perse finiscono nel compost, con il motivo per cui sono state perse.

Meteo

L’avanzamento rispetto all’obiettivo di vendita del mese

Azioni

Fai il follow-up, cambia fase, segna come vinta, segna come persa

Gioca nel Garden →

Soldi

L’Harbor

Fatture aperte, fatture da pagare, spese, abbonamenti, stipendi e tasse sono navi dirette alla loro scadenza. I soldi in entrata e quelli in uscita navigano su rotte separate.

Marea

L’autonomia di cassa: quanti mesi dura la cassa con la spesa mensile attuale

Azioni

Prendi atto, segna come incassato, segna come pagato

Gioca nell’Harbor →

Conformità

Lo Swamp

Tappe normative, controlli, segnalazioni di incidenti, verifiche dei fornitori, prove e revisioni delle policy sono coccodrilli che nuotano verso il pontile del guardiano. Le fauci si aprono man mano che la data si avvicina.

Nebbia

Lo stato di conformità: più alto è il punteggio, più limpida è l’acqua

Azioni

Prendi atto, oppure risolvi nel modo richiesto da ciascun tipo

Gioca nello Swamp →

Un solo ciclo.

I tre mondi condividono un solo ciclo. Ciò che scade si avvicina o appassisce, chi gioca se ne occupa e il luogo si riprende. La salute di ogni mondo unisce due parti: se tutto ciò che scade è stato gestito, e un risultato aziendale reale.

I pesi sono quelli della piattaforma, copiati uno a uno, e i test falliscono se si discostano. La seconda parte è quella che conta: un mondo non può diventare verde con il solo ordine. Prendere atto di ogni fattura non riempie un conto in banca vuoto.

Ciò che scade entro sette giorni è in pericolo; entro trenta è in allerta. L’Harbor mostra gli obblighi fino a 120 giorni prima. Lo Swamp guarda avanti di 540 giorni, perché le scadenze normative si annunciano con largo anticipo. La distanza sullo schermo segue una curva logaritmica, quindi la settimana prossima occupa molto più spazio dell’anno prossimo.

Le regole da rispettare.

• 01Il gioco non modifica mai un dato.Ogni azione di chi gioca va alla piattaforma, che decide se registrarla con gli stessi passaggi dei suoi pulsanti. Il gioco non ha le chiavi di nessun database.
• 02Sconosciuto non vuol dire buono.Quando l’autonomia di cassa non è stata misurata, l’Harbor la indica come sconosciuta, mai come infinita, e un valore sconosciuto non può alzare la salute del mondo. Quando lo stato di conformità non è stato misurato, lo Swamp indica la sua salute come sconosciuta.
• 03Una voce che sparisce non è per forza stata pagata.Quando una voce di cui si è preso atto esce dai dati, il gioco la mostra come gestita. Non la festeggia mai come pagata.
• 04Ogni immagine corrisponde a dati.Niente di inventato viene mostrato come se fosse reale. Le aziende di esempio della modalità ospite sono inventate, e niente di ciò che fa un ospite viene salvato.
• 05Deve girare su hardware normale.L’obiettivo è 60 fotogrammi al secondo su un portatile del 2020. I telefoni ricevono una versione più leggera, e chi disattiva il movimento nelle impostazioni di sistema non vede animazioni.

Cosa misureremo.

Abbiamo scelto queste misure prima che un cliente usi i mondi, così non possiamo sceglierle dopo in base al risultato. Ognuna sarà confrontata con i dati dello stesso team nelle quattro settimane prima dell’inizio.

Ogni numero che pubblicheremo dirà quante voci conta e in che giorno è stato misurato, come spiegato in Come misuriamo.

A che punto siamo.

Pubblicheremo qui quelle misurazioni, comprese quelle che non ci danno ragione.