O back office como um lugar que se pode percorrer.

De onde vem esta ideia.

Tudo parte de uma ideia: as pessoas não foram feitas para reagir com emoção a um painel de dados. Uma linha que desce dois por cento tem de ser lida, comparada e interpretada. Uma flor a morrer não precisa de legenda. Percebe-se de relance, e dá vontade de agir.

Paul Slovic escreve que os números «não despertam emoção nem sentimento e, por isso, não levam à ação»^[1], e que as imagens transmitem o que os números não conseguem. Escreve sobre a perda de vidas em grande escala, não sobre faturas. Aproveitamos o mecanismo, não a escala.

Nas experiências de New, Cosmides e Tooby, as pessoas detetavam alterações em animais mais depressa e com mais precisão do que em plantas, objetos e até veículos^[2]. Os autores interpretam isto como uma atenção moldada pelo que importava aos nossos antepassados. Um crocodilo a aproximar-se deverá, por isso, ser mais difícil de ignorar do que uma linha numa tabela. Não o testámos.

Um jardim também já foi experimentado. O sistema UbiFit mostrava no telemóvel a atividade física de cada pessoa como um jardim com flores. 28 pessoas usaram-no durante três meses, nas festas de inverno. Quem tinha o ecrã manteve a atividade; a de quem não o tinha desceu de forma significativa^[3].

A pergunta.

A administração falha em silêncio. Uma fatura passa do prazo, um negócio fica uma semana sem seguimento, uma revisão de conformidade caduca. Numa lista ou num painel, cada um destes casos tem o mesmo aspeto no dia em que vence e no dia em que foi criado.

Quisemos saber se outro tipo de interface muda isto. Nela, o que está para vencer aproxima-se, e tratar disso muda visivelmente o lugar.

É uma pergunta estreita. Se os mesmos registos forem mostrados como um mundo que muda com eles, as pessoas tratam mais cedo do que está para vencer e falham menos datas? Ainda não temos a resposta. Este artigo descreve a experiência antes de ela começar.

Porque não pontos e medalhas.

O caminho habitual é a gamificação, que Deterding e colegas definem como «a utilização de elementos de design de jogos em contextos que não são de jogo»^[4]. Na prática, isto significa muitas vezes pontos e medalhas acrescentados a uma lista que não muda.

Uma revisão dos estudos empíricos, de Hamari, Koivisto e Sarsa, encontrou efeitos positivos no conjunto. Verificou também que esses efeitos dependem muito do contexto e das pessoas que usam o sistema^[5].

Seguimos outro caminho. Nada é acrescentado ao trabalho: os registos são o mundo. Um negócio é uma flor, uma fatura é um navio, um prazo de conformidade é um crocodilo. Os pontos existem, mas são acessórios. Um mundo só fica verde quando o trabalho real está feito.

Três mundos.

Cada mundo lê uma parte da plataforma e mais nada. Os visitantes sem conta veem empresas de exemplo inventadas.

Funil de vendas

O Garden

Cada negócio em aberto é uma flor no terraço da sua fase. Um negócio sem atividade há sete dias murcha. Os negócios ganhos tornam-se árvores; os perdidos vão para o composto, com a razão da perda.

Clima

Progresso face ao objetivo de vendas do mês

Ações

Fazer seguimento, mudar de fase, marcar como ganho, marcar como perdido

Jogar o Garden →

Dinheiro

O Harbor

Faturas em aberto, contas a pagar, despesas, subscrições, salários e impostos são navios a caminho da data de vencimento. O dinheiro que entra e o que sai navegam em faixas separadas.

Maré

Autonomia de tesouraria: quantos meses dura o dinheiro ao ritmo atual de gastos mensais

Ações

Tomar conhecimento, marcar como recebido, marcar como pago

Jogar o Harbor →

Conformidade

O Swamp

Marcos regulamentares, controlos, relatórios de incidentes, avaliações de fornecedores, provas e revisões de políticas são crocodilos a nadar para o cais do guarda. As mandíbulas abrem-se à medida que a data se aproxima.

Nevoeiro

A postura de conformidade: quanto mais alta a pontuação, mais límpida a água

Ações

Tomar conhecimento, ou resolver da forma que cada tipo exige

Jogar o Swamp →

Um ciclo.

Os três mundos partilham o mesmo ciclo. O que está para vencer aproxima-se ou murcha, o jogador trata disso e o lugar recupera. A saúde de cada mundo junta duas partes: se tudo o que estava para vencer foi tratado, e um resultado real do negócio.

Os pesos são os da própria plataforma, copiados tal e qual, e os testes falham se divergirem. A segunda parte é a que importa: um mundo não chega ao verde só com arrumação. Tomar conhecimento de todas as faturas não enche uma conta bancária vazia.

Algo que vence nos próximos sete dias está em perigo; nos próximos trinta, está sob vigia. O Harbor mostra obrigações até 120 dias à frente. O Swamp olha 540 dias à frente, porque os prazos regulamentares são anunciados com muita antecedência. A distância no ecrã segue uma curva logarítmica, pelo que a próxima semana ocupa muito mais espaço do que o próximo ano.

As regras que impusemos.

• 01O jogo nunca altera um registo.Cada ação do jogador é enviada à plataforma, que decide se a regista, pelos mesmos passos dos seus próprios botões. O jogo não tem chaves de nenhuma base de dados.
• 02Desconhecido não é bom.Quando a autonomia de tesouraria não foi medida, o Harbor mostra-a como desconhecida, nunca como infinita, e um valor desconhecido não pode subir a saúde do mundo. Quando não foi medida nenhuma postura de conformidade, o Swamp mostra a sua saúde como desconhecida.
• 03Um registo que sai não foi necessariamente pago.Quando um item de que se tomou conhecimento desaparece dos dados, o jogo mostra-o como gerido. Nunca o celebra como pago.
• 04Cada imagem corresponde a dados.Nada inventado é mostrado como se fosse real. As empresas de exemplo no modo de convidado são inventadas, e nada do que um convidado faz fica guardado.
• 05Tem de correr em hardware comum.O objetivo são 60 fotogramas por segundo num portátil de 2020. Os telemóveis recebem uma versão mais leve, e quem desliga o movimento nas definições do sistema não vê animação.

O que vamos medir.

Escolhemos estas medidas antes de qualquer cliente usar os mundos, para não as podermos escolher depois à medida do resultado. Cada uma será comparada com os registos da mesma equipa nas quatro semanas anteriores ao início.

Cada número que publicarmos dirá quantos registos conta e em que dia foi medido, como explicamos em Como medimos.

Onde estamos.

Publicaremos aqui essas medições, incluindo as que não nos forem favoráveis.